Гибридные мероприятия

Прошлый, 2020 год научил нас многому, открыл новые горизонты, показал возможности.

В этой непростой реальности современная ивент-индустрия приобрела новую реальность- гибридные мероприятия, где органично совмещаются оффлайн и онлайн форматы в «одном флаконе», в котором органично перемешались возможность удаленно подключать достаточно большую аудиторию, и в формате оффлайн позволять себе роскошь живого человеческого общения.

Цель в случае комбинирования форматов так или иначе преследуется одна- дать возможность онлайн аудитории принимать активное участие в оффлайн мероприятии, причем именно активное, дающее возможность двусторонней связи с участниками ивента на площадке.

В условиях 2020 года это была необходимость, но необходимость, которая показала преимущества этот вида событий. И это не только результат стремительно развивающихся технологий, но и разумное, рациональное решение с точки зрения оптимизации ресурсов- и временных, и человеческих.

Что же важно учитывать при планировании такого вида мероприятий? На чем будет базироваться успешность его проведения?

Итак, по порядку:

1.Технические составляющие:

-скорость интернета- от этого напрямую зависит качество аудио и видео, которое будут получать удаленные участники мероприятия.

При выборе площадке, понимая емкость мероприятия (количество одновременно проводимых онлайн трансляций), необходимо очень хорошо понимать возможности провайдера- количество одновременных сессий прямо пропорционально скорости интернета.

-звук- качество звукового оборудования должно обеспечивать безупречное восприятие у удаленной аудитории речи спикеров (и наоборот- спикер должен четко слышать вопросы от участников)- четко, без помех, оптимально громко.

-видео- камеры для работы на каждой площадке в рамках мероприятия должны обязательно поддерживать высокое качество полученной на выходе картинки. На каждую комнату- по отдельной камере, или несколько- в зависимости от задачи и длительности мероприятия. 

2. Менеджмент процесса. На любом мероприятии, а на гибридном тем более, над реализацией задачи трудятся как правило достаточно большое количество подрядчиков- специалисты по звуку, свету, видео, фото, застройщики площадки, кейтеринг и т.д. Задача координации всех служб, успешность их взаимодействия, слаженность работы, понимание этапности и конечный результат- все это ложится на плечи event-менеджера и, этот универсальный солдат, безусловно, должен иметь представление о специфике каждого их подрядчиков ивента, хорошо понимать и транслировать задачи заказчика, уметь быстро и компетентно принимать решения.

В задачи организаторов мероприятия должно входить помимо учета вопросов грамотной технической поддержки и грамотного управления, нужно учитывать особенности каждого проекта, уделять внимание всем участникам события. Важно поддерживать одинаково вовлеченными и оффлайн и онлайн аудитории, чтобы удаленные участники не чувствовали себя просто зрителями. Для поддержания интереса удаленных участников (а здесь нужно понимать, что удерживать внимание у монитора возможно не более 3-х часов, а также учитывать разность часовых поясов, например), нужно продумать многодневную программу, в которой будет чередоваться живое и виртуальное общение, выступление экспертов, дискуссии, график трансляций. Запланировать (не только технически, а смысловым образом) помимо трансляций, механизм обратной связи от экспертов, способ контроля усвоенного материала (если это образовательная программа).

Для реализации нетворкинга, что особо важно при гибридном мероприятии, полезно предполагать инструмент, который поможет участникам знакомится, находить контакты, назначать живые и онлайн встречи. Возможно здесь есть смысл воспользоваться возможностями мессенджеров, социальных сетей, приложений.

В идеале посетители мероприятия должны беспрепятственно взаимодействовать с онлайн-аудиторией, видеть ее и слышать, а удаленные участники имели возможность видеть и слышать все, что происходит на площадке, и оставлять комментарии и вопросы.

К тому же, организаторам стоит позаботиться о том, чем заполнить паузы в онлайн-пространстве, когда во время физического мероприятия объявлен кофе-брейк. Хорошей идеей будет создание виртуального модератора, с помощью которых онлайн-участники смогут с легкостью ориентироваться.